1. Phạm vi áp dụng
Chính sách này giải thích cách [Tên công ty] (“chúng tôi”) thu thập, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi Heilo (“Dịch vụ”) được sử dụng. Chính sách áp dụng cho:
- Người dùng trang quản trị: chủ sở hữu, quản trị viên và nhân viên của các khách hàng sử dụng Heilo.
- Khách truy cập: người truy cập và trò chuyện qua widget Heilo trên website của khách hàng.
- Người truy cập trang giới thiệu của Heilo.
2. Vai trò của chúng tôi
- Với dữ liệu tài khoản của người dùng trang quản trị, chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu.
- Với dữ liệu khách truy cập trên website của khách hàng, khách hàng (chủ website) là bên kiểm soát dữ liệu; chúng tôi là bên xử lý dữ liệu và chỉ xử lý theo chỉ dẫn của khách hàng để cung cấp Dịch vụ.
Nếu bạn là khách truy cập và muốn hỏi về dữ liệu của mình, vui lòng liên hệ trực tiếp với chủ website nơi bạn đã trò chuyện. Nếu yêu cầu được gửi tới chúng tôi, chúng tôi sẽ chuyển cho chủ website đó và hỗ trợ họ giải quyết.
3. Dữ liệu của người dùng trang quản trị
- Từ Google khi đăng nhập: địa chỉ email, họ tên, ảnh đại diện và mã định danh tài khoản Google. Heilo chỉ yêu cầu các quyền
openid,email,profile; chúng tôi không nhận mật khẩu Google và không truy cập Gmail, Drive, danh bạ hay dữ liệu Google nào khác. - Từ Apple khi đăng nhập bằng Apple: mã định danh tài khoản Apple, địa chỉ email (hoặc, nếu bạn chọn Ẩn email của tôi, một địa chỉ chuyển tiếp riêng của Apple) và họ tên ở lần đăng nhập đầu tiên. Heilo chỉ yêu cầu
namevàemail; chúng tôi không nhận mật khẩu Apple. - Workspace và cộng tác: tên workspace, vai trò của từng thành viên, email những người bạn mời, thông tin website (tên, tên miền), cài đặt widget, kịch bản chatbot, ghi chú về khách.
- Hoạt động: tin nhắn nhân viên gửi, việc phân công hội thoại, thời gian phản hồi (dùng cho báo cáo), thời điểm tạo tài khoản và lần đăng nhập gần nhất.
- Tuỳ chọn: ngôn ngữ trang quản trị của bạn, cũng được dùng cho các email chúng tôi gửi cho bạn.
- Thanh toán: gói đang dùng, chu kỳ thanh toán, trạng thái đăng ký, ngày hết kỳ, mã khách hàng và mã đăng ký trên Polar. Chúng tôi không thu thập hay lưu thông tin thẻ; thông tin thanh toán do Polar thu thập trực tiếp.
- Tích hợp: API key (chỉ lưu dạng băm SHA-256 kèm vài ký tự đầu để bạn nhận biết), địa chỉ webhook và khoá ký webhook.
- Kỹ thuật: cookie phiên đăng nhập (xem mục Cookie và lưu trữ trên trình duyệt); địa chỉ IP được dùng tạm thời để giới hạn tần suất truy cập và chống lạm dụng.
4. Dữ liệu khách truy cập (xử lý thay mặt khách hàng)
Khi một trang có gắn widget Heilo được mở, widget tạo một phiên cho khách truy cập (kể cả khi khách chưa nhắn tin) và Dịch vụ lưu các dữ liệu sau cho chủ website:
- Tin nhắn: nội dung trao đổi với nhân viên và chatbot, kèm thời điểm gửi.
- Trang đang xem: địa chỉ URL và tiêu đề trang, trang dẫn tới (referrer), trang đầu tiên truy cập, số lượt truy cập và thời điểm truy cập gần nhất.
- Trình duyệt và thiết bị: chuỗi user agent (trình duyệt, hệ điều hành, loại thiết bị), kích thước màn hình, ngôn ngữ, múi giờ và quốc gia (nếu hạ tầng mạng cung cấp thông tin này).
- Thông tin tuỳ chọn: họ tên, email, số điện thoại khi khách tự nhập (ví dụ để lại email khi nhân viên offline), khi website gửi qua JavaScript SDK hoặc khi nhân viên cập nhật; ghi chú của nhân viên về khách.
- Mã nhận diện khách: một mã ngẫu nhiên lưu trong localStorage của trình duyệt để widget nhận ra khách quay lại và hiển thị lại lịch sử trò chuyện.
Nếu khách để lại email, câu trả lời của nhân viên website có thể được gửi tới email đó khi khách không còn ở trên website (xem mục Email chúng tôi gửi).
Chúng tôi không lưu địa chỉ IP vào hồ sơ khách truy cập và không sử dụng dữ liệu khách truy cập cho bất kỳ mục đích nào của riêng chúng tôi ngoài việc cung cấp, bảo mật và khắc phục sự cố Dịch vụ.
5. Mục đích sử dụng
- Cung cấp Dịch vụ: đăng nhập, quản lý workspace, chuyển tin nhắn theo thời gian thực, thông báo, báo cáo.
- Quản lý thời gian dùng thử, gói dịch vụ và đồng bộ trạng thái thanh toán với Polar.
- Gửi email giao dịch (xem mục Email chúng tôi gửi).
- Bảo mật, phát hiện và ngăn chặn lạm dụng, khắc phục sự cố.
- Liên hệ với bạn về tài khoản, thanh toán, thay đổi điều khoản hoặc sự cố bảo mật.
- Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý.
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân và không sử dụng dữ liệu cho quảng cáo.
6. Email chúng tôi gửi
Chúng tôi gửi email giao dịch qua nhà cung cấp dịch vụ email Resend:
- Nhắc hạn dùng thử tới chủ sở hữu workspace, khoảng một ngày trước khi thời gian dùng thử kết thúc và khi đã kết thúc.
- Thông báo tin nhắn khi offline tới nhân viên được phân công, hoặc chủ sở hữu và quản trị viên của workspace, khi khách nhắn tin lúc không có nhân viên nào online. Email gồm tên hoặc email của khách (nếu có) và trích đoạn tin nhắn.
- Câu trả lời cho khách truy cập đã để lại email và không còn ở trên website. Email được gửi thay mặt chủ website, hiển thị tên website và chứa câu trả lời của nhân viên.
Email gửi người dùng trang quản trị được viết bằng ngôn ngữ bạn dùng trong trang quản trị. Biên nhận và hoá đơn thanh toán do Polar gửi.
9. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Máy chủ của Dịch vụ đặt tại [Vị trí máy chủ]. Google, Polar và Resend có thể xử lý dữ liệu ở ngoài Việt Nam. Chúng tôi thực hiện các thủ tục và biện pháp bảo vệ theo quy định pháp luật áp dụng khi chuyển dữ liệu ra nước ngoài.
10. Lưu giữ và xoá dữ liệu
- Dữ liệu tài khoản và workspace được lưu trong suốt thời gian tài khoản tồn tại để bạn có thể tiếp tục sử dụng khi mua gói, kể cả sau khi hết hạn dùng thử hoặc huỷ gói.
- Chủ sở hữu có thể xoá một website bất cứ lúc nào; thao tác này xoá vĩnh viễn toàn bộ hội thoại, tin nhắn và dữ liệu khách truy cập của website đó. API key, webhook, lời mời và thành viên cũng có thể xoá trong trang quản trị.
- Xoá tài khoản: gửi yêu cầu từ email bạn dùng để đăng nhập tới [Email liên hệ]. Sau khi xác minh, chúng tôi sẽ xoá tài khoản cùng các workspace bạn sở hữu (gồm website, hội thoại và dữ liệu khách truy cập) trong vòng [30] ngày. Tin nhắn bạn đã gửi trong workspace của người khác thuộc dữ liệu của workspace đó.
- Bản sao lưu có thể còn tồn tại tối đa [số ngày] ngày trước khi bị ghi đè. Hồ sơ giao dịch thanh toán do Polar lưu giữ theo nghĩa vụ pháp lý của Polar.
11. Bảo mật
Chúng tôi áp dụng các biện pháp như mã hoá đường truyền HTTPS, cookie HttpOnly, lưu API key dưới dạng băm, ký webhook bằng HMAC-SHA256, phân quyền theo vai trò trong workspace và giới hạn tần suất truy cập. Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối; nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
12. Quyền của bạn
Theo pháp luật áp dụng, bạn có quyền:
- Được biết về việc xử lý dữ liệu; đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý.
- Truy cập, chỉnh sửa, nhận bản sao hoặc yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân của mình.
- Yêu cầu hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu.
- Khiếu nại tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Họ tên và ảnh đại diện được lấy từ tài khoản Google hoặc Apple, và bạn có thể đổi tên trong Cài đặt bất cứ lúc nào. Để thực hiện các quyền khác, gửi yêu cầu tới [Email liên hệ]; chúng tôi sẽ phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định. Khách truy cập vui lòng liên hệ chủ website trước (xem mục Vai trò của chúng tôi).
13. Trẻ em
Trang quản trị Heilo dành cho doanh nghiệp và người từ đủ 18 tuổi. Khách hàng không được dùng Dịch vụ để chủ động thu thập dữ liệu của trẻ em khi chưa có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ theo quy định pháp luật.
14. Thay đổi Chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo qua email hoặc trong trang quản trị trước khi có hiệu lực. Xem thêm Điều khoản sử dụng.
15. Liên hệ
- Đơn vị vận hành: [Tên công ty]
- Mã số doanh nghiệp: [Mã số doanh nghiệp]
- Địa chỉ: [Địa chỉ]
- Email: [Email liên hệ]